Privacyverklaring REPLAS

1. Inleiding

Deze Privacyverklaring REPLAS ("Privacyverklaring") legt in begrijpelijke taal uit hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan bij het gebruik van REPLAS, een pilotplatform voor garages en werkplaatsen. Deze verklaring is bedoeld voor zowel medewerkers van pilotgarages die REPLAS gebruiken, als voor de garages zelf.

"REPLAS" is de product- en platformnaam. In deze Privacyverklaring wordt gesproken over "de Aanbieder" als de partij die REPLAS beschikbaar stelt en, voor de hieronder beschreven doeleinden, verantwoordelijkheid draagt.

2. Rolverdeling per doel

Wie voor welke verwerking verantwoordelijk is, hangt af van het doel van die verwerking:

• Voor klant-, voertuig- en werkordergegevens die uw garage in REPLAS vastlegt, is in beginsel uw garage verwerkingsverantwoordelijke; de Aanbieder treedt daarbij op als verwerker. De precieze afspraken hierover staan in de Verwerkersovereenkomst REPLAS.
• Voor een beperkt aantal eigen, noodzakelijke doeleinden van de Aanbieder — zoals account- en toegangsbeheer voor zover de Aanbieder dat zelfstandig bepaalt, platformbeveiliging, misbruikpreventie, en de eigen contractuele/juridische administratie van de Aanbieder (waaronder de registratie van juridische acceptaties, zie artikel 3) — is de Aanbieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

3. Welke categorieën persoonsgegevens

• Accountgegevens van medewerkers: naam, rol, (indien van toepassing) e-mailadres of interne gebruikersnaam, en inlogtijdstippen.
• Klantgegevens van de garage: naam en contactgegevens van klanten, en gegevens over voertuigen en werkorders die de garage in REPLAS vastlegt.
• Vrije tekst die medewerkers zelf invoeren, zoals klachtomschrijvingen, diagnoses en notities — deze kan incidenteel persoonsgegevens bevatten als een medewerker die daar zelf in opneemt; zie artikel 6 voor hoe dit bij de AI-functionaliteit wordt behandeld.
• Beveiligings- en technische gegevens: gegevens die nodig zijn voor beveiliging en foutopsporing van het platform.
• Juridische acceptatieregistraties: per gebruiker en, waar van toepassing, per garage wordt vastgelegd welke versie van welk document is geaccepteerd of waarvan kennis is genomen, op welk moment, en (bij een organisatieacceptatie) door wie (naam en rol op dat moment). Dit dient als auditbewijs van acceptatie en wordt uitsluitend hiervoor gebruikt.

4. Doeleinden en grondslagen

Voor zover uw garage verwerkingsverantwoordelijke is (zie artikel 2), bepaalt uw garage zelf de toepasselijke grondslag voor die verwerkingen. Voor de verwerkingen waarvoor de Aanbieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is, gelden de volgende doeleinden en grondslagen:

• Het beschikbaar stellen en laten functioneren van REPLAS aan pilotgarages, waaronder accountbeheer — grondslag: uitvoering van de overeenkomst met de garage.
• Beveiliging van het platform en het voorkomen van misbruik — grondslag: gerechtvaardigd belang van de Aanbieder bij een veilig en betrouwbaar platform.
• Het bijhouden van juridische acceptatieregistraties als auditbewijs — grondslag: gerechtvaardigd belang van de Aanbieder bij het kunnen aantonen van acceptatie, en waar van toepassing een wettelijke verplichting.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waar deze op de Aanbieder rusten.

Toestemming wordt niet gebruikt als algemene grondslag voor de normale werking van REPLAS.

5. Deze Privacyverklaring is geen toestemming

Kennisneming van deze Privacyverklaring — waaronder de bevestiging dat u deze hebt kunnen lezen — is uitdrukkelijk geen toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens en vormt op zichzelf geen AVG-grondslag. Deze Privacyverklaring is uitsluitend bedoeld om u te informeren; de daadwerkelijke grondslag voor iedere verwerking staat in artikel 4 hierboven.

6. AI-functionaliteit (REPLAS Assistent)

REPLAS kan een geïntegreerde AI-functionaliteit bevatten (de REPLAS Assistent) die gebruikmaakt van de zakelijke API-dienst van OpenAI (zie de Subverwerkersbijlage REPLAS voor het actuele overzicht van gebruikte dienstverleners). Bij het gebruik van deze functionaliteit gelden de volgende uitgangspunten:

• Dataminimalisatie: REPLAS stelt voor de AI-functionaliteit een geminimaliseerde, technisch samengestelde context samen met uitsluitend technisch relevante voertuig- en werkordergegevens.
• Gestructureerde, direct identificerende velden — klantnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, kenteken, VIN, financiële gegevens, en interne identifiers van uw garage — worden door de techniek van REPLAS niet in deze samengestelde context opgenomen. Historische werkorders worden uitsluitend via een lokale, betekenisloze verwijzing aangeduid, nooit via een herleidbare identifier.
• Vrije tekst (klacht, diagnose, notities) kan desondanks persoonsgegevens bevatten als een medewerker die daar zelf in opneemt — REPLAS kan de inhoud van vrije tekst niet volledig controleren. Medewerkers wordt geadviseerd geen onnodige persoonsgegevens van klanten in vrije tekst op te nemen.
• Volgens het actuele beleid van OpenAI wordt data die via hun API wordt verstuurd standaard niet gebruikt om hun modellen te trainen, tenzij daarvoor expliciet wordt gekozen — REPLAS kiest niet voor het beschikbaar stellen van deze data voor training.
• REPLAS gebruikt bij iedere AI-aanroep de instelling "store: false". Dit is niet hetzelfde als "Zero Data Retention": het voorkomt dat OpenAI het verzoek en antwoord voor langere tijd opslaat en terugvindbaar houdt, maar afhankelijk van het actuele beleid van OpenAI en de gebruikte API-functionaliteit kunnen beperkte gegevens niettemin tijdelijk worden verwerkt of bewaard, onder andere voor beveiliging en misbruikpreventie.
• Om deze reden minimaliseert REPLAS de gegevens die naar de AI-provider gaan, in plaats van uitsluitend te vertrouwen op de opslaginstellingen van de provider zelf.
• De REPLAS Assistent schrijft zelf niet naar de database van uw garage: er wordt door REPLAS geen gespreksgeschiedenis, prompt of AI-antwoord permanent in de database van de Aanbieder opgeslagen. Vervolgvragen binnen één werkorder-sessie blijven alleen tijdelijk in de sessie van uw browser beschikbaar zolang u de pagina open hebt, en gaan verloren zodra u deze sluit of vernieuwt.

7. Beveiliging

De Aanbieder treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder toegangsscheiding tussen garages op databaseniveau, autorisatie op basis van rol, en versleutelde verbindingen. Dit biedt geen garantie op absolute veiligheid, maar weerspiegelt een serieuze, doorlopende inspanning om het risico op verlies of onrechtmatige toegang te beperken.

8. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij worden verwerkt, rekening houdend met wettelijke bewaarverplichtingen, beveiliging, geschilbeslechting en het kunnen aantonen van contractuele en juridische acceptaties.

• Operationele garagegegevens (klant-, voertuig- en werkordergegevens) worden bewaard zolang de betreffende garage als pilotdeelnemer actief is, conform de instructies van de garage en de Verwerkersovereenkomst REPLAS, en daarna zolang nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of, op verzoek van de garage, voor een redelijke overdrachtstermijn.
• Accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is, en daarna gedurende een beperkte periode om misbruik of onterecht hergebruik van inloggegevens te voorkomen.
• Beveiligingslogs worden voor een beperkte periode bewaard, afgestemd op het doel van beveiliging en foutopsporing.
• Juridische acceptatieregistraties worden bewaard zolang dit nodig is om acceptatie van de toepasselijke voorwaarden te kunnen aantonen, wat langer kan zijn dan de actieve deelnameperiode.

9. Uw rechten

Afhankelijk van de rolverdeling (zie artikel 2) heeft u als betrokkene het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar, en gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit) van uw persoonsgegevens, voor zover de AVG dat recht toekent voor de betreffende verwerking.

• Voor gegevens waarvoor uw garage verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u zich in beginsel wenden tot uw eigen garage.
• Voor gegevens waarvoor de Aanbieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke is (zie artikel 2), kunt u zich rechtstreeks wenden tot de Aanbieder via info@replas.nl.
• U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Ontvangers en subverwerkers

De Aanbieder deelt persoonsgegevens met dienstverleners die noodzakelijk zijn voor hosting, database, authenticatie en AI-functionaliteit van REPLAS. Zie de Subverwerkersbijlage REPLAS voor de concrete, actuele partijen en hun rol.

11. Internationale doorgifte

Afhankelijk van de dienst, configuratie en de subverwerkers die worden gebruikt, kan verwerking van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. Waar dat het geval is, worden de daarvoor wettelijk vereiste doorgiftewaarborgen toegepast. Zie de Subverwerkersbijlage REPLAS voor de per subverwerker bekende informatie.

12. Cookies en functionele sessies

REPLAS gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn om u ingelogd te houden en het platform te laten werken (sessiebeheer via de gebruikte inlogtechnologie). REPLAS gebruikt geen tracking- of marketingcookies en geen aparte analytics-diensten van derden.

13. Wijzigingen

Deze Privacyverklaring kan tijdens de pilot wijzigen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de gebruikte AI-provider, subverwerkers of functionaliteit. Een nieuwe versie krijgt een nieuw versienummer.

14. Contact

Vragen over deze Privacyverklaring kunt u richten aan info@replas.nl.